Il mansionario ideale di un centro fitness

Quando si indagano le criticità gestionali che maggiormente affliggono gli impianti sportivi, si punta quasi sempre il dito contro la disorganizzazione generale ed il disallineamento dei singoli collaboratori rispetto alle linee guida volute dalla struttura. Per ovviare a questi problemi, possono essere prese varie contromisure, ma la più rapida è senza dubbio l’istituzione di un mansionario.

Il mansionario è un documento che ufficializza ed evidenzia funzioni e compiti delle risorse umane in azienda

È un documento essenziale per ogni azienda ben organizzata, in quanto sancisce ciò che l’azienda si aspetta che ogni dipendente e collaboratore faccia nello svolgimento delle attività ad esso delegate, evitando la libera interpretazione del proprio ruolo.
Un centro fitness-wellness ideale deve porsi come un’azienda strutturata. Pertanto, dovrebbe sicuramente disporre di un mansionario. Purtroppo, nella maggior parte dei casi questo non accade. Infatti, il mansionario di un centro fitness viene spesso concepito dal titolare come un documento burocratico inutile e superfluo.

 

Questo non vuol dire che un centro fitness sia privo di una qualunque forma di regolamentazione scritta, ma bisogna comprendere che mansionario di un centro fitness e regolamento sono documenti diversi tra loro, con contenuti e scopi ben distinti. Il regolamento, infatti, si limita ad indicare cosa si deve o non si deve fare. Il mansionario, invece, delinea la sfera di azione di ogni singola risorsa, indicandone i riferimenti in termini di responsabilità e rimandando il dettaglio delle modalità di svolgimento delle proprie azioni a specifiche procedure operative. Se è vero che un mansionario può incorporare il regolamento, il contrario non può essere attuabile.

Cosa deve contenere il mansionario di un centro fitness?

Il mansionario di un centro fitness completo deve contenere indicazioni relative a norme comportamentali generali ed applicabili a qualsiasi ruolo, oltre ad altrettante indicazioni pensate per ogni ruolo specifico, dai responsabili generali ai singoli collaboratori settoriali.

 

Una prima indicazione sulle caratteristiche di un mansionario è quella di prevedere una prima parte comune a tutti i ruoli ed una, invece, nella quale ognuno trovi le informazioni relative al proprio ruolo. Le informazioni utili a tutta l’organizzazione possono riguardare la struttura aziendale generale, i nomi di chi ricopre i vari ruoli ed i loro recapiti aziendali di riferimento (in questo modo per ogni avvicendamento sarà sufficiente modificare una singola pagina anziché l’intera sezione relativa alla mansione) ed i numeri utili da contattare per le emergenze e gli interventi straordinari.

Nella forma, il mansionario può essere redatto come un prontuario formato da sezioni, capitoli e paragrafi, oppure come una raccolta di schede da consultare, dove ogni scheda corrisponda ad un ruolo. Ciò che importa è che ad ogni ruolo venga chiaramente indicato, tra le altre, le risorse umane ad esso associate, il numero di informazioni da trasmettere e a chi, le attività pratiche richieste con relative cadenze.

Consigli per un mansionario efficace

Affinché il mansionario sia davvero utile, esso deve svolgere in quasi assoluta autonomia il compito di informare e rispondere in ogni momento a tutte le più comuni domande e dubbi su ogni ruolo.

Cosa devo fare? A chi devo chiedere? Cosa posso fare? Ogni quanto lo devo fare? Quali sono le mie altre responsabilità? Un mansionario efficace sa rispondere immediatamente a queste domande

È  quindi fondamentale che, se il mansionario di un centro fitness deve rispondere “in ogni momento” a queste domande, questo debba essere sempre accessibile, preferibilmente mediante l’ausilio del doppio formato cartaceo e digitale.

 

Per poter rispondere al collaboratore in  “autonomia”, il mansionario deve esprimersi in modo semplice e chiaro per tutti. Inoltre, non deve lasciare zone a libera interpretazione del collaboratore; deve essere in altre parole “completo”. Affinché il mansionario possa essere autonomo e completo, è bene che – in fase di inserimento di una nuova risorsa o di condivisione del nuovo mansionario – chi lo ha redatto si metta a disposizione per leggerlo o modificarlo assieme ad ogni collaboratore coinvolto.

Un buon mansionario deve essere anche coerente con la filosofia aziendale e con i suoi propositi, ai quali ogni risorsa, a prescindere dalla mansione, deve sempre rifarsi. Ecco perché un valido mansionario non può prescindere dal contenere in premessa una sezione dedicata a questi aspetti, che ispirino in ogni momento le azioni ed i comportamenti di ogni persona.

 

Infine, per rimanere sempre vivo ed attuale, un mansionario necessita di continui aggiornamenti e revisioni. Infatti, un mansionario datato rischierebbe solo di creare situazioni di conflitto tra chi mette ancora in pratica le sue indicazioni e chi invece ha la consapevolezza che esse siano ormai superate.

Risultati immediati di un buon mansionario per un centro fitness

Il mansionario di un centro fitness che sia contemporaneamente chiaro, corretto, completo ed aggiornato diventa parte integrante dell’organizzazione, aiutandola a dirimere emergenze, carichi di responsabilità tra collaboratori ed altre procedure.
Infatti, così come esistono le procedure specifiche per sapere come gestire le dinamiche con gli iscritti, come accoglienza, iscrizione, rinnovo abbonamento e monitoraggio accessi, così esisteranno anche procedure comuni per gestire emergenze, mal funzionamenti e le dinamiche con il personale. Va da sé che dipenderà comunque dalla direzione abituare ogni collaboratore a gestire e risolvere le varie situazioni in autonomia, perché a nulla può servire un mansionario se poi il direttore pretende sempre un contatto diretto prima di ogni azione del collaboratore o se, viceversa, non lo inviti a trovare in autonomia le risposte e le indicazioni nel mansionario.

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