Fitness club: il report di controllo dei corsi collettivi

Corsi collettivi: ovvero la proposta di lezioni di gruppo che vengono normalmente proposti dal centro fitness.

La nascita di queste attività negli Stati Uniti risale ai primi anni ‘70 ma è il 1982 l’anno in cui la famosa attrice Jane Fonda ne battezza l’avvio ufficiale attraverso la produzione e distribuzione in VHS del suo Aerobic Dance Workout che permette al grande pubblico di venire a conoscenza della possibilità di fare esercizi aerobici, semplici e a ritmo di musica.

Da allora la diffusione e crescita di queste attività hanno visto innumerevoli evoluzioni e sfumature, raggiungendo target differenti in funzione dell’orientamento che spazia dall’iniziale filone della danza applicata al fitness, all’inserimento degli esercizi per la tonificazione con e senza piccoli attrezzi.
Le palestre che proponevano la sola sala attrezzi già da fine anni 80, anche in Italia, iniziarono a destinare uno spazio per proporre un palinsesto di corsi collettivi ed il successo in termini di partecipanti spinse a prevedere, nei nuovi layout di centri fitness nascenti,  addirittura più di una sala dotata di impianto audio, specchi alle pareti e piccoli attrezzi.

Si, perché da sempre il successo di una lezione di gruppo lo si misura attraverso il numero di partecipanti, ma un buon imprenditore è tenuto ad andare oltre e verificarne la bontà dal punto di vista economico in quanto oltre allo spazio fisico delle classi, ovviamente dovrà sostenere i costi per remunerare gli insegnanti, e quindi la necessità di creare uno strumento di controllo e analisi: il report di controllo dei corsi collettivi.

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Investimento iniziale e spese di mantenimento del centro fitness

Dopo aver valutato l’investimento iniziale per l’allestimento e le correnti spese per il mantenimento e la pulizia delle cosiddette sale corsi, il passaggio più importante è la definizione del budget di spesa annua che l’azienda fitness può destinare ai compensi per gli insegnanti ed il conseguente numero di lezioni che il centro potrà proporre durante la stagione: budget / costo medio orario = numero di corsi a palinsesto.
Può sembrare scontato ma questo dovrebbe essere il criterio e non il pericoloso calcolo di quanto costa il settore, dato che per essere competitivi è necessario proporre un numero minimo di classi a palinsesto. I corsi collettivi non devono rappresentare una semplice voce di spesa, un “costo dovuto” , ma possono e devono essere un investimento controllabile e per questo si costruisce un metodo di analisi.

Definizione del budget di spesa

Quindi, in sede di budget, viene quantificato il budget di spesa di costi del personale che l’attività può sostenere e la parte di questo valore che viene allocato ai compensi per gli insegnanti delle attività di gruppo; in che percentuale possa incidere sul totale costi deve essere definito dal modello di business che vedrà un orientamento maggiore o minore verso questo settore in funzione della scelta di posizionamento.
Ora, stabilito il budget di spesa e organizzato il planning con relativa proposta ed insegnanti, il compito del manager si sposta verso l’efficacia, ovvero sulla quantità di utenti che il settore corsi collettivi riuscirà a servire e di conseguenza ad attirare e fidelizzare. Questo controllo è semplice quando la proposta degli abbonamenti è legata ai settori di frequentazione quindi, ad esempio, è possibile acquistare l’abbonamento per l’allenamento in sala attrezzi oppure quello per i corsi collettivi ma la situazione si complica quando vengono proposte formule all inclusive o che comunque contemplino più di un’attività. In questi casi l’elemento necessario alla valutazione diventa il numero dei partecipanti alle lezioni ed è così che da sempre agli insegnanti viene richiesta la compilazione di una semplice tabella cartacea all'interno della quale annotare il numero degli allievi presenti alla lezione appena conclusa.

Criticità e soluzioni del planning di spesa

Le criticità di questo metodo sono evidenti ma non altrettanto lo sono le soluzioni, infatti gli insegnanti si possono dimenticare di contare i presenti o di segnare il numero in tabella, senza considerare che è difficile garantire l’autenticità del valore inserito. L’alternativa può essere tecnologica con l’installazione di video camere che permettano il conteggio dagli uffici o dalla reception, ma è necessario che ci si ricordi di farlo, sicuramente più affidabile l’installazione di un semplice sistema contapersone che attraverso due contatori  ed un software gestionale collegato permettano di verificare gli ingressi effettivi nella classe ed ottenere questo dato tanto ricercato. Negli anni sono stati applicati anche con successo metodi differenti basati ad esempio sullo scatto fotografico programmato da parte delle video camere oppure il fornire in reception un riconoscimento o gettone, a coloro che intendono frequentare la classe, ma tutto questo richiede persone, tempo e quindi ulteriore spesa nel nostro budget dedicato.

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Altro elemento debole del conteggio è legato al fatto che non si riesca a risalire a chi sono questi partecipanti e distinguere chi ad esempio frequenta più di una lezione nella stessa giornata oppure è presente tutti i giorni nella stessa fascia oraria da chi magari inserisce una o due classi a settimana all'interno della propria programmazione di allenamento.
Per ovviare ad entrambe le criticità oggi la soluzione più efficace sembra essere quella di richiedere la prenotazione della partecipazione da effettuare tassativamente attraverso app o totem all'interno del centro e non telefonicamente dato che si andrebbero nuovamente a dedicare risorse umane oltre ad occupare inutilmente la linea telefonica.

Una volta ottenuto il numero dei partecipanti, come si valuta l’efficacia del centro?

I valori andranno inseriti in un semplice ma efficace report che possa fornire al manager un preciso ed immediato quadro dei risultati e dell’andamento di questi nel periodo. Lo strumento dovrebbe prevedere almeno 3 sezioni che saranno oggetto di valutazione mensile:

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1. Budget
Rispetto al budget pianificato per il mese o teorico frutto della divisione mensile dell’intera voce annua, quale l’effettiva spesa dato che soggetta a variazione a causa di festività o situazioni che determinano la riduzione o sospensione dell’offerta così come per eventi speciali o master class che contrariamente aumentano i costi e ancora l’utilizzo di insegnanti per le sostituzioni con tariffe differenti rispetto al titolare preventivato. Quindi un foglio, se si decide di utilizzare excel, che possa fornire evidenza della spesa effettiva del mese rispetto al preventivato.
2. Presenze Mensili
Una semplice ma dettagliata griglia all’interno della quale inserire i numeri delle presenze alle lezioni nelle settimane e che permetta la veloce ed intuitiva valutazione dell’andamento delle stesse rispetto ai mesi precedenti o alle variazioni di orario, insegnante o attività che il centro avrà attuato.
3. Contesto
Un’ulteriore sezione nella quale suddividere le attività e relative presente per macro categorie (es: tonificazione, coreografiche, body and mind, etc) ma soprattutto la messa in relazione rispetto al totale dei partecipanti alle lezioni ed al totale ingressi al centro.
Con questi dati sarà quindi possibile analizzare che una determinata percentuale di coloro che frequentano il centro (es: 40%) frequenta i corsi collettivi e di questi una parte (es: 50%) effettua lezioni di tonificazione per le quali il centro sostiene un costo pari ad X, rispetto al costo Y che sostiene per le lezioni coreografiche frequentate da una determinata percentuale di partecipanti alle classi che rappresentano una diversa percentuale di coloro che frequentano il centro e ancor diversa di quanti sono iscritti.
Questo strumento permetterà valutazioni assolutamente più attente ed oggettive oltre a dare al manager la possibilità di argomentare l’operato degli insegnanti nei periodici momenti di confronto che riteniamo fondamentali.

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